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Nice to hear from you!

Business Englisch – Kompetenz am Telefon

Die meisten Akademiker brauchen Englischkenntnisse im Beruf – mal mehr, mal weniger. In einer vernetzten und globalisierten Welt gehören Telefonate und schriftliche Konversation auf Englisch in fast allen Unternehmen zum Alltag. Eine Email kann noch mehrmals überarbeitet werden, bevor sie versandt wird. Beim Telefonat ist das nicht der Fall. Wenn der Apparat klingelt, bleibt keine Zeit, die Übersetzungshilfen im Internet zu befragen. Die Basics, die am Telefon benötigt werden, sollte jeder Arbeitnehmer verinnerlicht haben; Übung macht den Meister.


Den Anruf entgegennehmen

So meldest Du dich am besten am Telefon:

(Firma..., Name...) Guten Tag... (bis Mittag 12 h)   (company..., name...). Good morning... 
(Firma..., Name...) Guten Tag... (ab Mittag 12 h)   (company..., name...). Good afternoon... 
Was kann ich für Sie tun?   How can I help you? 
Worum geht es, bitte?   What does it concern, please? 


Was ist der Grund für den Anruf?

Das Anliegen des Anrufers wird natürlich in engem Zusammenhang mit der Tätigkeit der Firma stehen. Das könnte so lauten:

Ich rufe an wegen (Ihrer EMail)...   I am calling about (your mail)... 
Könnten Sie mir sagen...   Could you tell me... 
Ich habe mich gefragt, ob Sie mir sagen könnten...   I was wondering if you could tell me... 


Nachrichten ausrichten

Der Ansprechpartner ist gerade nicht im Haus. Was nun? Du hilfst dem Anrufer am besten, indem Du Deinem Kollegen oder Deiner Kollegin ausrichtest, um was es ging.
So bekommst Du die Information:

Es tut mir leid, aber Herr Schmidt ist gerade nicht an seinem Platz. Kann ich ihm etwas ausrichten?   I’m sorry but Mr Schmidt isn’t at his desk right now, can I take a message? 
Herr Schmidt ist momentan in einer Besprechung, ich kann ihm gerne eine Nachricht hinterlassen?   Mr Schmidt is in a meeting, would you like me to take a message? 


Eine Lösung finden

Wer nicht selbst helfen kann, sollte den Anrufer mit der richtigen Abteilung verbinden. Außerdem gilt: Besser die Telefonnummer aufschreiben und den Kunden zurückrufen, nachdem die Angelegenheit im Haus geklärt wurde, als eine unkompetente Antwort geben. Die folgenden Phrasen helfen dabei:

Könnten Sie mir bitte Ihren Namen sagen?   Could I have your name, please? 
Bleiben Sie bitte dran, ich verbinde.   Please hold the line, I'll put you through. 
Ich leite Sie an … (Abteilung) weiter   I'll pass you over to … (department). 
Wenn Sie mir Ihre Telefonnummer geben, werden wir Sie zurückrufen.   If you give me your phone number, we´ll call you back. 

> Wichtige Abteilungen sind:

Buchhaltung   Accounting 
Versandabteilung   Shipping Department 
Öffentlichkeitsarbeit   Public Relations 
Vertrieb   Sales Department 
Marketingabteilung   Marketing Department 
Geschäftsführer   Manager 


Small Talk - Kontakt zum Gesprächspartner aufbauen

Eine gute Kundenbeziehung ist ein wichtiger Bestandteil für den Unternehmenserfolg. Gerade Bestandskunden freuen sich, wenn sie freundlich empfangen werden.

Hallo Herr Meier, wie geht es Ihnen?   Hi Mr Meier, how are you? 
Schön von Ihnen zu hören.   It’s nice to hear from you. 
Wie geht's?   How are things? 
Wie geht es voran mit…?   How are you getting on with…? 


Locker bleiben und nicht in Stress verfallen

Mit diesen Redewendungen Können auch schwierige Situationen und Verständigungsprobleme gemeistert werden:

Wie bitte?   Pardon? 
Könnten Sie bitte langsamer sprechen?   Could you speak more slowly, please? 
Könnten Sie das bitte wiederholen?  Could you repeat that, please? 
Das habe ich nicht verstanden.   I didn't get that. 
Tut mir leid, Sie haben sich verwählt.   I’m afraid you have dialled the wrong number. 
Die Verbindung ist schlecht.   The line is bad. 
Ich kann Sie kaum verstehen.   I can hardly hear you. 


Unser Tipp: Sprachkenntnisse während des Studiums immer auf dem Laufenden halten

Im Rahmen eines Studiums wird es immer wieder passieren, dass englischsprachige Literatur auf dem Lehrplan steht. Doch der passive Wortschatz, der beim Lesen gefordert wird, ist etwas anderes, als der aktive – ohne den Sprechen nicht möglich ist. Wer es gar nicht so weit kommen lassen will, dass das Schulenglisch einrostet, sollte einen der Sprachkurse, die an fast jeder Hochschule angeboten werden, wahrnehmen.

, Redaktion
hartmann@no-spamstudieren.de

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